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顺德职业技术学院个人公务卡使用指南
2015-07-04 10:55  

顺德职业技术学院

个人公务卡使用指南

顺德职业技术学院

财务处

(2015年3月30日版)

目 录

第一章个人公务卡使用手册.1

一、推行个人公务卡结算的原因.1

二、个人公务卡结算的适用范围.1

三、个人公务卡结算的基本程序.2

四、实行个人公务卡结算方式后对我校财务管理的影响.2

五、教职工只可开设一张个人公务卡.2

六、有公务消费的但已持有普通信用卡的职工,还需要开设个人公务卡的原因 3

七、学校职工开设个人公务卡用于结算必须办理的手续.3

八、学校教职工离职后应办理个人公务卡转换或取消手续.3

九、使用个人公务卡刷卡消费的注意事项.4

十、遇到商户不具备刷卡条件怎么办?.4

十一、持卡人在个人公务卡管理工作中需要履行哪些职责?.4

十二、个人公务卡的透支额度.5

十三、个人公务卡原则上用于公务消费.5

十四、个人公务卡可以在境外使用.5

十五、出现退货退款的情况时,持卡人应及时退回已报销资金.5

十六、因出差时间长等原因导致无法按时回单位办理报销手续,该如何处理? 6

十七、个人公务卡改革对学校和持卡人的禁止性规定.6

第二章个人公务卡报销流程.6

一、个人公务卡报销的原则:遵循“两个基本不变”、“两个严格管理”原则。 6

二、个人公务卡报销流程.7

三、有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销: 9

附表1:公务卡报销单据移交表.10

附表2:个人公务卡结算项目申请使用现金/网银报销审批表.10

附件一:顺德区区级预算单位公务卡强制结算目录.11

附件二:个人公务卡账务报销操作流程.12

第一章 个人公务卡使用手册

一、推行个人公务卡结算的原因

(一)执行上级有关规定:根据佛山市顺德区财税局《关于区级财政预算单位实行个人公务卡结算工作的通知》(顺财[2012]137号),要求2012年内所有区级预算单位全部实施个人公务卡结算制度改革,按照区财税局的安排,我校纳入第三批实行个人公务卡结算的区级预算单位,从2012年10月起开始实行个人公务卡结算。2013年1月学校已完成了第一批教职工个人公务卡的开卡工作,现按照财税局统一要求,从2015年起学校将全面铺开个人公务卡结算工作。

(二)传统现金支付方式下,预算单位财务人员从银行提取现金、保管库存现金以及单位工作人员预借现金、携带现金、办理报销手续等工作环节多,财务工作累、财务成本高、资金效率低、财务风险大、财务管理难。使用个人公务卡结算,不需要财务人员从银行提取和保管现金,工作人员也不需要提前向单位借款,事后报销通过国库集中支付系统直接还款,可以有效克服传统现金支用方式下存在的问题,方便预算单位和工作人员用款。

(三)推行个人公务卡改革,可以从源头上堵住违法、违规漏洞,是当前加强党风廉政建设和防止腐败工作的重要举措。

二、个人公务卡结算的适用范围

个人公务卡的使用范围主要包括办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修(护)费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其他交通费等费用。(详见附件一)

三、个人公务卡结算的基本程序

第一步:学校教职工因公务活动的需要,使用个人公务卡刷卡消费,应取得相应报销凭证和刷卡消费的交易凭证(即银联小票)。

第二步:在规定的时间内,教职工持经过审批的发票、交易凭证、报销的相关凭证等到学校财务处申请报销。

第三步:学校财务处根据交易凭证的“交易日期”、“卡号”和“消费金额”,通过国库集中支付系统提取相应的公务消费信息,按规定进行审核后,对符合个人公务卡结算范围的支出予以报销。对不予报销的部分,由职工自行偿还。

四、实行个人公务卡结算方式后对我校财务管理的影响

个人公务卡结算方式对学校财务管理的影响,可概括为两句话:第一句是“两个基本不变”,即现行财务管理制度和报销流程基本不变,现行会计核算办法基本不变;第二句是“一个严格管理”,即对现金的使用实行严格管理。

五、教职工只可开设一张个人公务卡

个人公务卡实行“一人一卡”,职工不能开设多张个人公务卡。

六、有公务消费的但已持有普通信用卡的职工,还需要开设个人公务卡的原因

一是为了保障金融信息安全加强对个人公务卡监控和管理,顺德区财税局规定个人公务卡统一使用银联标准卡,而目前的普通信用卡有些不是银联标准卡。

二是财税局与代理银行要登记所有个人公务卡的相关信息,并将个人公务卡的公务消费从银联业务系统中提取到国库集中支付系统上,以便行政事业单位在报销时提取和查询。如果使用普通信用卡,行政事业单位就无法通过财政国库支付系统提取和查询公务消费信息,不能完成个人公务卡报销业务。

七、学校职工开设个人公务卡用于结算必须办理的手续

(一)个人公务卡登记。学校教职工开卡后,学校按照规定将个人公务卡相关信息通过接口方式传到国库集中支付系统。具体内容有:单位名称、开卡人姓名、卡号、身份证号。

(二)进入国库集中支付系统,办理个人公务卡结算和报销程序。

八、学校教职工离职后应办理个人公务卡转换或取消手续

教职工调换工作单位、办理离退休、辞职后,财务处通知学校个人公务卡代理银行,并将个人公务卡变更信息传送到国库集中支付系统,同时银行根据本行规程将职工的个人公务卡转(换)为普通信用卡。个人公务卡转(换)为普通信用卡后,不再享受免个人公务卡免年费等特殊优惠,国库集中支付系统也不再提取相应的刷卡消费信息。

九、使用个人公务卡刷卡消费的注意事项

当您将卡片交给商户收银员时,请尽量让卡片保持在您的视线范围内,养成刷卡不离眼的习惯,并留意收银员刷卡的次数,若有任何疑问,可立即联络您的发卡银行确认交易记录。当您拿到商户交回的消费交易凭条及卡片时,请先确认是否为您的卡片,同时应该核对及确认交易凭条上的金额及币别是否有误。在交易凭条上签名时,签名应与卡片背面的签名尽量一致。在任何的情况下,都不要在没有消费金额的交易凭条上签名。

十、遇到商户不具备刷卡条件怎么办?

按规定,在个人公务卡结算方式的适用范围内,学校原则上只在具有刷卡条件的商户进行公务消费。对确实不具备刷卡条件的公务消费活动,必须列明原因并经学校分管校领导批准,方可办理现金报销。

十一、持卡人在个人公务卡管理工作中需要履行哪些职责?

(一)按规定申请办理个人公务卡,妥善保管卡片和密码,并承担因个人保管不善等原因引起的个人公务卡有关费用。

(二)执行公务所需支出,原则上应使用个人公务卡结算和报销,并接受财税局和学校财务部门对公务支出的监控管理。

(三)及时归还个人公务卡银行欠款。因离职、退休等原因离开所在单位,应按单位要求清理个人公务卡的债权债务,停止个人公务卡的使用。

(四)遵守国家关于银行卡使用管理的法律法规和有关规定,规范使用个人公务卡。

十二、个人公务卡的透支额度

学校教职工个人公务卡的信用额度为3万元,部份教职工由于工作需要经分管校领导批准透支额度最高可以提高到5万元。

十三、个人公务卡原则上用于公务消费

按规定个人公务卡主要用于公务消费,因个人消费产生的责任由持卡人负责。

十四、个人公务卡可以在境外使用

个人公务卡暂时设定为人民币单币种卡,但也可以在境外使用。因为个人公务卡作为中国银联标准信用卡,在中国银联签约的受理银联标准信用卡的地方都可以使用。

十五、出现退货退款的情况时,持卡人应及时退回已报销资金

因供应商退货等原因导致已报销资金退回个人公务卡的,持卡人应及时将相应款项退回财务处,由学校财务处及时作出相应处理。

十六、因出差时间长等原因导致无法按时回单位办理报销手续,该如何处理?

确因工作需要,持卡人不能在规定的免息还款期内返回学校办理报销手续的,由持卡人于免息还款期之前自行还款,持卡人返回学校后按财务制度规定时间办理报销手续。

十七、个人公务卡改革对学校和持卡人的禁止性规定

严禁学校将非本校工作人员纳入个人公务卡管理范围、违规办理个人公务卡报销业务。

严禁持卡人违规使用个人公务卡、恶意透支、拖欠还款或将非公务支出用于公务报销。

严禁发卡行对外泄漏与个人公务卡支出有关的各种数据资料。

违反上述规定的,追究单位负责人的直接责任人的行政责任,情节严重构成犯罪的,移交司法机关,依法追究刑事责任。

第二章 个人公务卡报销流程

一、 个人公务卡报销的原则:遵循“两个基本不变”、“两个严格管理”原则。

“两个基本不变”:是指使用个人公务卡结算后,现行财务管理制度和报销审批流程不变,现行会计核算管理办法不变;

“两个严格管理”:是指对现金的使用实行严格管理,对个人公务卡的公务支出严格管理。

二、 个人公务卡报销流程

(一)持卡人公务消费后,必须取得银联小票和发票等合法有效票据作为财务报销凭证;

(二)持卡人在“免息还款期”前十个工作日内,凭合法有效的报销凭证和银联小票,填写相关报销单据按照学校现行财务制度审批,办理报销还款手续;

(三)财务处按规定对报销凭证进行审核,对符合个人公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销;不予报销的部分,由持卡人自行承担和还款。

(四)因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用,由持卡人承担。

(五)学校财务人员登录国库集中支付系统,根据报销人提供的姓名、交易日期、消费事项、金额等信息,查询核对公务消费的真实性,审核确认后办理报销手续,报销金额将通过国库系统直接转入各相应个人公务卡内。

(六)为避免因特殊原因,个人公务卡还款不及时,给持卡人产生透支利息、滞纳金以及个人不良信用记录等,持卡人留意还款时限,必要时个人先自行垫付还款。持卡人可以把个人公务卡绑定一个约定还款账户(到期还款日当天,约定还款账户应有足够余额),事后按正常程序办理报销还款手续。因超过免息还款期造成的罚息或滞纳金,由持卡人自行负担。

(七)其他注意事项

1、目前报销流程中需要提供的其他资料,仍需执行。如与发票对应的购货清单、采购小组记录表等;

2、个人公务卡消费要注意POS机小票和消费金额清晰,以便报销时核实;如小票不清晰,需要备注填明消费金额;

3、发票金额和POS小票不一致的情况处理:发票<POS小票,按发票金额报销;发票>POS小票,按POS小票金额报销;

4、持卡人根据个人公务卡消费内容按照学校报销要求填制《费用支出报销单》、《差旅费报销单》等凭据,填写清楚刷卡人姓名、卡号以及相关内容,附上发票、POS机小票及其他相关资料(请不要粘贴票据等相关附件,以便于扫描),按报销审批权限办理审批手续。同一持卡人、同一项目下的多次消费,可以合并报销,但需要填写每次消费情况;如有一项公务支出中既有公务卡支出,也有非强制目录范围内的非公务卡支出,需要分别填制报销单,一同报销。例如,差旅费报销中飞机票、住宿费等用公务卡支出,打车票、小额餐费用现金支出,则需要分别填制差旅费报销单,同时办理审批及报销;

5、各二级财务收集汇总各老师的个人公务卡报销单,填制《个人公务卡报销单据移交表》(附表1),及时到财务处办理报销手续;

6、如因个别特殊情况不能使用个人公务卡的业务支出,按照学校原有财务报销流程和要求,还需填写《公务卡结算项目申请使用现金/网银报销审批表》(附表2),经学校分管校领导审批,方可采用非个人公务卡方式报销。

7、凡目录规定的公务支出项目,应按规定使用公务卡结算,原则上不再使用现金结算。原使用转账方式结算的,可继续使用转账方式。

8、下列情况可暂不使用公务卡结算:

(1)不具备刷卡条件的场所发生的单笔消费在200元以下的公务支出;

(2)按规定支付给个人的支出;

(3)签证费、快递费、过桥过路费、出租车费用等目前只能使用现金结算的支出。

9、个人公务卡是以学校教职工个人名义开立,只能由持卡人通过银行短信或银行网上服务,查询公务卡账单信息。

三、有下列情形之一的,所产生费用由持卡人个人承担,不予报销:

(一)使用个人公务卡用于个人消费的部分;

(二)报销费用与提供的报销凭证、银联小票不符的;

(三)持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等;

(四)因个人原因,持卡人未能在个人公务卡免息还款日前申请报销所造成的罚息和滞纳金等;

(五)因持卡人个人保管不慎或遗失等原因,导致个人公务卡被盗刷所形成的支出和损失;

(六)其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的公务消费。

附表1:公务卡报销单据移交表

公务卡报销单据移交表

部门名称:

序号

持卡人姓名

报销金额(元)

发票张数

项目编号

1

2

3

4

5

合计

移交人:

接收人:

年 月 日

注:此表要求一式两份

附表2:个人公务卡结算项目申请使用现金/网银报销审批表

顺德职业技术学院

个人公务卡结算项目申请使用现金/网银报销审批表

年 月 日

部门名称

报销人

报销金额

万 仟 佰 拾 元 角 分

属于强制结算目录,申请不使用公务卡结算的理由

分管校领导审批

附件一:顺德区区级预算单位公务卡强制结算目录

序号

个人公务卡结算项目

备注

1

办公费

指单位购买按财务会计制度规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、书报杂志等支出。

2

印刷费

指单位的印刷费支出。

3

咨询费

指单位咨询方面的支出。

4

手续费

指单位支付的手续费支出。

5

水电费

指单位支付的水电费支出。

6

邮电费

指单位开支的电话费、电报费、传真费、网络通讯费等支出。

7

物业管理费

指单位开支的办公用房、职工及离退休人员宿舍等的物业管理费,包括综合治理、绿化、卫生等方面的支出。

8

差旅费

指单位工作人员因出差支付的住宿费、购买机票支出等。

9

维修(护)费

指单位日常开支的固定资产(不包括车船等交通工具)修理和维护费用,网络信息系统运行与维护费用。

10

租赁费

指租赁办公用房、宿舍、专用通讯网以及其他设备等方面的费用。

11

会议费

指会议中按规定开支的房租费、伙食补助费以及文件资料的印刷费、会议场地租用费等。

12

培训费

指各类培训支出。

13

公务接待费

指单位按规定开支的各类公务接待(含外宾接待)费用。

14

专用材料费

指单位购买日常专用材料的支出。具体包括药品及医疗耗材,农用材料,兽医用品,实验室用品,专用服装,消耗性体育用品,专用工具和仪器,艺术部门专用材料和用品,广播电视台发射台发射机的电力、材料等方面的支出。

15

公务用车运行

维护费

指公务用车的燃料费、维修费、保险费等支出。

16

其他交通费用

指单位除公务用车运行维护费以外的其他交通费用。如飞机、船舶等的燃料费、维修费、保险费等。

附件二:个人公务卡账务报销操作流程

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